定款の作成
会社を設立するには、避けて通れない手続きがいくつかあります。その中の一つが定款の作成です。これまで会社設立に関わった事のない学生の方などには、あまり聞きなれない言葉かもしれません。
定款は”ていかん”と読み、 社団法人及びそれに準ずる法人の目的、活動、組織及びその構成員、業務の執行等に関して定めた基本規則の事です。また、その内容を記載した書面、記録についても定款と言います。つまり、自分達の中でのルールと言うことです。この定款を作成するに当たって、いくつか注意しなければならないことがあります。
まず、定款に記載する項目は三つあると言う事です。まず一つ目は、絶対に定款に記さなくてはならない項目として定められている『絶対的記載事項』です。商号、目的、本店所在地、出資金額、発起人の氏名と住所、発行可能株式総数がそれに該当します。
二つ目は、必須ではないもの、つまり記載すれば法的効力が出る事項である『相対的記載事項』です。これに該当する事項は、株式の譲渡制限に関する規定、株券の発行に関する規定、取締役・監査役・会計参与の任期などです。
三つ目は、定款に記載しなくてもその効力を発揮させる事ができる事項である『任意的記載事項』です。公告の方法、定時株主総会の開催時期、事業年度などがそれに該当します。
以上の記載項目の中から必要なものを選択し、定款を作成する事になります。定款の作成にはWordなどのパソコンソフトを使うケースが多いようです。様式に則り、正確な必要事項を記載したら、会社設立に必要な定款の完成となります。
会社設立の手続きの中で、最も大変な作業は定款の作成でしょう。定款は会社の憲法とも言えるものです。定款の作成は一定のルールにのっとったものでないと、公証人役場で認証を受けることができません。会社設立の手続きはいろいろありますので、認証を一度で受けられるために、何度も足を運ぶことのないよう、慎重に作成しましょう。
会社設立でまず初めの段階で決めるべきことは、会社の商号、事業目的、本店所在地、決算期、役員と監査役などです。これらは定款の中に盛り込みますので、非常に重要です。定款に記載する事項は下記の3種類があります。
１．絶対的記載事項
必ず記載しなければならない事項で、もしこれを記載しなければ、定款自体が無効となります。商号、本店、目的などの事項です。
２．相対的記載事項
必ず記載しなければならない事項ではありませんが、記載しないと規定としての効力が無いことになります。現物出資や株式の譲渡制限などの規定事項ですが、もしこれらの規定がある場合は、必ず盛り込んでおきましょう。
３．任意的記載事項
任意的記載事項はだいたい決まっており、記載してもしなくてもよい事項です。決算期や役員に関する事項です。
定款に使用する用紙サイズはA4かB4の上質紙で、それを2つ折りにします。作成する部数は同じものを3通作成します。1つは公証人役場の保管用として、1つは会社保存用の原本として、もう1つは登記所提出用謄本としてです。
定款には必ず個人の実印を使い、発起人全員が実印を押印します。定款の綴り方はホチキス留めと袋とじの2種類あり、ホチキス留めの定款には、全ページのとじ目に契印を押印します。袋とじの定款には、背の部分と裏表紙の境目に契印を押印します。
定款に修正を入れる場合には、訂正箇所の部分を二重線で消し、その上に正しい文字を記入します。修正液や修正ペンは使用してはいけません。また、最終ページに発起人の実印にて訂正印を押し、訂正内容を記入します。
定款を作成したら、設立登記申請をする法務局に所属する公証人役場に行き、認証を受けます。定款以外に、発起人全員の個人の印鑑証明書を1通ずつ、収入印紙4万円（電子定款には必要ありません）、認証手数料5万円、謄本手数料（定款一枚につき250円）などが必要となります。代理人に依頼する場合は、委任状が必要です。
会社設立の過程の中のひとつとして、定款の作成があります。しかし、その書き方がわからないと言う方もたくさんおられる事でしょう。会社を設立したいのに、定款の書き方がわからないから躊躇していると言う方も、もしかしたらいるかもしれません。それだけ、定款は一般の生活で触れる事のないものなのです。そこで、ここでは会社を設立する際の定款の書き方について、大まかな流れをご説明します。
まず定款作成に当たり、記載すべき内容について知る必要があります。記載事項には３つあり、『絶対的記載事項』『相対的記載事項』『任意的記載事項』があります。まず『絶対的記載事項』は、その名の通り絶対に記載しなければいけない事項です。次に『相対的記載事項』は、定款に定める必要はないものの、定める事で効力を生じる事ができる事項です。
そして『任意的記載事項』は、義務も効力もないけれど、定めておけば方針として明確化され、それを覆すには株主総会の定款変更決議が必要となる事項です。これらの記載内容を把握したうえで、記載すべき内容をしかるべき書式に則って記載していきます。その上で便利なのが、電子定款と呼ばれるものです。
以前は、紙面上でしか定款は成立しませんでしたが、現在では電磁的記録に電子署名をおこなった電子定款でも有効とされています。電子定款とは、パソコン上などの電子的な書面の事をいいます。これによって、収入印紙代の4万円を節約する事もできるのです。書面と違って紛失する恐れもなく、バックアップさえしておけば永久的に使えるのも魅力です。
会社を設立する場合、ひとつの悩みどころとして、どのように定款を作成すればいいかと言うことがあげられます。そもそも定款とは、どんな書式で、どのような構成で、どういった内容の事を書けば良いのか、と言うのを知らない人が多いのではないでしょうか。実際このようなことは、普通の学校で習うことでもないので、会社設立を行う方は、自分で調査するか、人から教えてもらうのが一般的です。
とは言っても、なかなか要領を得ないと言う方もおられるかと思います。そこで参考になるのが定款のテンプレートです。テンプレートの言葉には幾つかの意味がありますが、ここでは定型文章の事を指します。つまり雛形の事です。その用途に応じた文章を選び、名前や一部のデータを書き換える事で、体裁の整った文章が簡単に出来上がると言うものです。テンプレ、と略して呼ばれることもあります。
以前はこう言ったテンプレートも、本を見なければ見つけられませんでしたが、現代ではインターネット上のサイトにたくさんの定款用テンプレートが掲載されています。こう言ったテンプレートは無料で使えるところも多いので、抵抗なく使用できると思います。
具体的な使い方はいたってシンプルで、インターネット上のサイトから定款用テンプレートを検索し、そのサイトに書いてある注意事項を熟読した上で、その事項に同意できれば、テンプレートをコピーし、それをWord等の文章作成ソフトに貼り付け、書き換えるべき部分を自分の会社に沿った内容に書き換えれば終了です。会社設立の悩みどころは、テクノロジーの発達がすんなりと解決してしまったのです。
会社設立の過程で必要となる定款には、必ず記載しなくてはならない項目が幾つかあります。『絶対的記載事項』とよばれるその項目は、商号、目的、出資金額、本店所在地、発起人の氏名と住所、発行可能株式総数といったものです。ここではその中の『目的』についてご説明します。
定款に記載する『目的』とは、会社を設立するにあたって、会社が今後どのような事業を営むのか、と言う事です。この定義は非常に重要で、会社の権利能力範囲を法的基準として定める事になります。つまり、会社がどこまでの活動・行為を行っていいのかを株主が判断する材料となるのです。もし、その目的から逸脱した行為であれば、株主はそれを突っぱねる事ができるのです。
この『目的』の定義にはいくつか条件があります。まず、当たり前ですが『国の法律に則った内容』であることです。定款は会社の規則ですが、それが国の定めた規則の範囲外では本末転倒も甚だしいことです。
次に『営利性を伴った内容』である事です。つまり、政治献金や文化交流など、非営利的な活動に関しては、定款における目的とするべきではないということです。これは、会社は利益を上げる事を前提としたシステムなので、その事業目的として公開するのには相応しくないという事で、非営利的な活動を否定するものではありません。
そして最後に『第三者が明確に理解できる内容』であることです。『サービス業』『インターネットによる通信販売』等と言った、具体性の伴わない記載はできません。このようなぼかした文章は不親切であると同時に、あらぬ誤解を招いたり、アンフェアな行為を誘い込むことにもなります。締め出されてしかるべきでしょう。このような条件の下で、会社設立の目的とは定められていきます。
会社設立をおこなう上で定款の作成は必須事項です。しかしこの定款というものは、なかなか一般の生活に馴染みがないため、どのように作ればいいのかわからない方も多いかと思います。専門家に依頼すると言う方法もありますが、会社の設立に関するものはできるだけ自分で作成したいという方には、定款記載例を検索する事をお勧めします。
定款記載例とは、このような定款の記し方がありますという例を示したもので、インターネット上などで検索が可能です。ここでは、その一例についてご紹介します。
http://www.koshonin.gr.jp/ti.html
上記のホームページに、具体的な定款記載例が掲載されております。４種類あり、中小会社向けの定款記載例が3つ、大会社向けの定款記載例が1つあります。中身について具体的に触れてみますと、まず記載内容を章ごとに区分けし、その章における定款を逐一記していくと言う形です。通常は第一章に総則を記し、商号、目的、本店所在地、公告方法などを記載します。
第二章には株式、第三章には株主総会についての定款を定め、それ以降は会社の代表、委員会、会計など、必要に応じた記載を行います。会社設立に欠かせない定款は、定款記載例に沿った記載をしておけば、まず間違いはないでしょう。
ただし、例はあくまで例なので、自身の会社の定款としてふさわしいかと言うと、必ずしもそうとは限りません。記載例を見ることで「こう言うものだ」と理解して、自分の会社に適合した定款を作成できれば、それがベストなのではないでしょうか。